Использование информационных технологий
в процессе аккредитации и аттестации лабораторий

Цифровизация затронула лабораторную деятельность не менее глубоко, чем другие сферы. Процессы аккредитации и аттестации, которые ещё десять лет назад целиком строились на бумажных документах и личных визитах, сегодня в значительной мере переведены в электронный формат. Это меняет не только логистику взаимодействия с органами по аккредитации, но и внутреннюю организацию самой лаборатории.

Электронное взаимодействие с органами по аккредитации
Большинство добровольных систем аккредитации перешли на электронную подачу заявок и документации. Это существенно снижает временные затраты на первичном этапе: пакет документов загружается в личный кабинет, эксперты получают доступ к нему дистанционно, замечания и ответы на них также передаются в электронном виде. Некоторые системы реализуют полный цикл - от подачи заявки до выдачи свидетельства об аккредитации - без единого бумажного документа.
Росаккредитация взаимодействует с заявителями через ФГИС Росаккредитации: подача заявлений, загрузка документов, отслеживание статуса заявки, получение аттестата - всё это реализовано в системе. Реестр аккредитованных лиц также ведётся в электронном виде и открыт для публичного доступа в режиме реального времени.

Управление документацией и версионный контроль
Одно из ключевых требований к системе менеджмента качества - управление документацией: актуальные версии документов должны быть доступны персоналу, устаревшие - изъяты из обращения, история изменений - зафиксирована. В бумажном документообороте это труднодостижимо: кто-то продолжает работать по старой инструкции, новая версия напечатана, но не роздана.
Системы управления документацией - от специализированных DMS до корпоративных платформ - решают эту задачу автоматически: сотрудник видит только актуальную версию, получает уведомление об изменениях, подтверждает ознакомление электронной подписью. При оценочном визите или инспекционном контроле это существенно упрощает демонстрацию соответствия требованиям.

Метрологическое программное обеспечение и ФГИС Аршин
Сведения о поверке средств измерений вносятся в Федеральную государственную информационную систему по обеспечению единства измерений (ФГИС Аршин). Для аккредитованной лаборатории это означает, что актуальность поверки каждого прибора можно проверить онлайн - и эксперты при оценке именно так и делают. Свидетельство о поверке на бумаге больше не является достаточным подтверждением: если запись в ФГИС Аршин отсутствует или не совпадает с бумажным документом, это замечание.
Специализированное программное обеспечение для метрологии автоматизирует планирование межповерочных интервалов, формирует напоминания о приближающихся сроках и ведёт журнал технического обслуживания. Для лаборатории с большим парком оборудования это не удобство, а необходимость: ручное отслеживание десятков приборов с разными интервалами неизбежно приводит к пропускам.

Электронные протоколы испытаний
Переход на электронные протоколы испытаний - устойчивый тренд, который ускоряется по мере развития нормативной базы в области электронного документооборота. Электронный протокол, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. При этом он не может быть потерян, не требует физической доставки и легко передаётся заказчику через личный кабинет или API-интеграцию с его системами.
Добровольные системы аккредитации в технологически продвинутых отраслях - фармацевтике, нефтехимии, IT-смежных областях - нередко уже сегодня ожидают от лабораторий возможности выдавать протоколы в машиночитаемом формате. Лаборатории, не готовые к этому технически, рискуют оказаться вне требований крупных заказчиков раньше, чем это станет формальным требованием систем аккредитации.