Подготовка лаборатории к процессу аккредитации и аттестации:
практические советы

Большинство сложностей при прохождении аккредитации возникает не из-за того, что лаборатория не соответствует требованиям по существу, а из-за неправильно выстроенной подготовки. Организации либо начинают слишком поздно, либо фокусируются на документации в ущерб реальным процессам, либо выбирают не ту систему аккредитации для своих задач. Ниже - практические ориентиры, которые помогают избежать этих ошибок.

Первый шаг: выбор системы аккредитации
Прежде чем готовить документы, имеет смысл ответить на вопрос: какая аккредитация действительно нужна? Если лаборатория обслуживает конкретную отрасль - строительство, пищевую промышленность, нефтехимию, экологию - стоит изучить, какие системы аккредитации признаются ключевыми заказчиками в этой сфере. Нередко оказывается, что аккредитация в профильной добровольной системе открывает нужные двери быстрее и с меньшими затратами, чем прохождение полной процедуры в Росаккредитации.
Добровольные системы аккредитации часто имеют более чёткую отраслевую логику: они знают, какие методики применяются в реальной работе, какое оборудование используется, какова специфика испытываемых объектов. Подготовка к такой аккредитации предметнее, а сама процедура, как правило, занимает меньше времени. Государственная аккредитация в Росаккредитации необходима в тех случаях, когда лаборатория работает в регулируемой сфере: сертификация, декларирование соответствия по ТР ТС, государственный контроль.

Оценить реальное состояние лаборатории до начала подготовки
Распространённая ошибка - сразу приступать к написанию документации, не разобравшись, что уже есть и что нужно создать с нуля. Предварительный внутренний аудит по критериям выбранной системы аккредитации даёт чёткую картину: какие процессы уже соответствуют требованиям, где есть пробелы, что потребует наибольших усилий. Это позволяет реалистично оценить сроки и расставить приоритеты.
Для внутреннего аудита можно использовать чек-листы, разработанные на основе критериев конкретной системы аккредитации. Многие добровольные системы публикуют такие материалы открыто - это даёт возможность провести самооценку до обращения в орган по аккредитации.

Документация: писать под реальные процессы, а не наоборот
Руководство по качеству, стандартные операционные процедуры и рабочие инструкции должны описывать то, как лаборатория работает в действительности. Документы, написанные «под аккредитацию» и расходящиеся с реальной практикой, - очень частая причина замечаний при оценке. Оптимальный подход - сначала описать процессы так, как они выполняются, затем сверить с требованиями системы аккредитации и скорректировать там, где есть отклонения. Это сложнее, чем переписать чужой шаблон, но даёт документацию, которая реально работает - и которую персонал знает, потому что участвовал в её создании.

Метрологическое обеспечение: начинать заблаговременно
Поверка и калибровка средств измерений, аттестация испытательного оборудования и методик - технически трудоёмкая часть подготовки, которая занимает больше времени, чем кажется на старте. Поверочные организации работают со своими очередями и сроками. Аттестация нестандартной методики может потребовать нескольких итераций согласований.
Хорошая практика - инвентаризировать всё оборудование и методики в самом начале подготовки, составить реестр с датами истечения поверок и выстроить график работ. Оборудование с истёкшим сроком поверки на момент оценки - одно из наиболее частых замечаний, которое легко предотвратить при своевременном планировании.

Персонал: не забыть про записи
Компетентность персонала может быть очевидна для руководителя лаборатории, но при оценке важно, чтобы она была подтверждена документально. Записи о прохождении обучения, матрица компетенций с указанием допущенных операций, результаты внутренних проверок знаний - всё это должно быть актуальным и доступным в момент оценочного визита.
В добровольных системах оценщики нередко проводят короткое техническое собеседование с сотрудниками, выполняющими ключевые операции. Подготовить персонал к такому разговору - не значит «выучить правильные ответы», а убедиться, что люди понимают, зачем они делают то, что делают, и могут объяснить это своими словами.

Пробный внутренний аудит перед подачей заявки
За месяц-два до подачи заявки имеет смысл провести внутренний аудит в условиях, максимально приближенных к реальной оценке: пройти по всем разделам критериев, зафиксировать несоответствия, дать время на их устранение. Лаборатории, которые делают это системно, проходят выездную оценку значительно увереннее и с меньшим числом замечаний.
Подготовка к аккредитации - процесс, в котором важна последовательность: сначала выбор системы, затем оценка состояния, выстраивание процессов, документирование и только потом - подача заявки. Попытка сократить этот путь, перескочив через один из этапов, как правило, приводит к затягиванию сроков уже после подачи.